ABV Jaar 2 - Periode 2 (winter): Groepsdynamiek

Les 5: Feedback ontvangen en geven

Feedback kun je zien als een kado. Je kunt het aannemen, uitpakken en er je voordeel mee doen. Of je neemt het kado aan, bedankt de gever en legt het vervolgens in een kast om er nooit meer naar om te kijken. Je kunt feedback beter zien als een kans om iets te leren. Hoe? Door goed te luisteren, toelichting te vragen en vervolgens te bedenken wat je ermee gaat doen. 

Feedback ontvangen is moeilijk

Waarom is feedback lastig? Niet zelden word je boos of emotioneel als je wordt aangesproken op je gedrag. Je ontkent bij hoog en laag of schiet in de verdediging. Het is minstens net zo vervelend als feedback geven. 

 

Hoe gaan we om met feedback?

In het omgaan met feedback speelt onzekerheid vaak een rol. We interpreteren kritische kanttekeningen als een aanval op onze persoon en voelen ons afgewezen. Zijn we zélf degene die feedback uiten, dan voelen we ons minstens zo onzeker. Ons streven naar harmonie gaat boven alles, van jongs af aan hebben we geleerd anderen niet te kwetsen. Lastig dus om gevoelige onderwerpen aan te snijden. 

Wie feedback krijgt, heeft de neiging in de verdediging te gaan. Dat is zinloos. Je hoeft je niet te verdedigen want als de ander op een goede manier feedback geeft, uit hij zijn gevoel met een ik-boodschap. Daar kun je niet over discussiëren, want jij kunt niet beïnvloeden hoe degene die jou feedback geeft zich door jouw gedrag moet voelen. Je kunt wél overwegen je gedrag te veranderen zodat jouw gedrag geen negatieve emoties oproept. Maar, je mag altijd de ruimte vragen om weinig met de feedback te doen. De ander probeert jou te beïnvloeden, en dat is zijn goed recht. Het is jou recht om er niet in mee te gaan. 

 

Regels voor het ontvangen van feedback

Gelukkig is er een recept voor het ontvangen van feedback. De belangrijkste voorwaarde is dat je je open stelt voor feedback. Dat doe je door:

1.                Actief te luisteren

2.                Om toelichting te vragen

3.                Waardering te tonen

4.                Na te denken over de feedback

5.                Iets te doen!

 

 

1. Luister actief

Wie feedback ontvangt, is gebaat bij actief luisteren. Dat houdt in dat je verbaal én non-verbaal laat zien dat je aandacht hebt voor wat je gesprekspartner te zeggen heeft.  

OEFENING: Noem een aantal voorbeelden op, die je kan toepassen om te laten zien dat je aandacht hebt/actief luistert naar je gesprekspartner.(zie ook les 2 -luisteren)

2. Vraag om toelichting

Is je niet helemaal duidelijk wat de ander bedoelt, vraag dan om een toelichting. Probeer de feedback te begrijpen. Vraag door naar wat de ander precies bedoelt. Check of je de boodschap goed hebt begrepen door te luisteren, samen te vatten en door te vragen.

 

3. Toon waardering

Een gouden regel is de ander te bedanken voor zijn informatie. Dat voelt misschien wat vreemd, maar als je feedback ziet als een kans in plaats van als een bedreiging is het zo gek nog niet: de ander geeft je immers informatie waarmee jij je voordeel kunt doen.

 

4. Denk erover na

Degene die feedback ontvangt, beoordeelt zélf wat hij met de feedback gaat doen. Vind je de opmerkingen terecht of onterecht? Herken je wat de ander zegt? Kun je er iets mee? Wíl je iets aan je gedrag veranderen? Wat zijn de consequenties als je je werkwijze aanpast, gaat het werk dan misschien langzamer? 

Schiet in geen geval in de verdediging. Beter is het om te vragen wat de ander dan graag van je wil en waarom. Als je beter begrijpt waarom het voor de ander belangrijk is kan je voor jezelf beter beargumenteren of je er iets mee gaat doen. 

5. Doe iets met de feedback

Laat de feedbackgever weten wat je met zijn commentaar doet. Als je besluit er niets mee te doen, zeg je het ook. 

 

Positieve feedback ontvangen

Gek genoeg vinden veel mensen het ook moeilijk om 'normaal' om te gaan met positieve feedback; complimenten dus. Een reactie waarbij iemand het compliment terzijde schuift is vaak valse bescheidenheid, geen mooie eigenschap. Je kunt beter gewoon uitkomen voor je sterke punten. Het is toch iets om trots op te zijn. Wees dat dan ook, maar eerlijk.

Dus, wat kun je beter doen als je een compliment krijgt? Je volgt alle regels die ook gelden voor negatieve feedback. Van complimenten kun je immers ook veel leren. Zo laat je zien dat je de boodschap waardeert en erover wilt nadenken. En, geef regelmatig een compliment terug. Relaties worden er sterker van. Je gaat meer op elkaar vertrouwen als je weet waarom je elkaar waardeert.

 

 

Tips

* Voel je de emoties opkomen, vraag dan een time-out om even bij te komen

* Zet de zaak in perspectief: wat is het ergste dat er nu kan gebeuren?

* Blijf assertief, blijf luisteren en ga je niet meteen verantwoorden

* Richt je eerst op het begrijpen van de boodschap. Je kunt daarna bedenken of je er iets mee

gaat doen

* Zie het als een verzoek, niet als een persoonlijke aanval of opdracht

 

Feedback geven

Feedback is een boodschap over het gedrag of de prestaties van een ander. Feedback is onmisbaar als je met anderen samenwerkt. Je moet zo nu en dan kunnen zeggen dat het werk van de ander niet in orde is, of juist heel erg goed is. Je stuurt elkaar bij door commentaar te geven. Wie feedback geeft, kan ook feedback terug verwachten. Dat is soms onprettig, maar je leert ermee leven, als iedereen zich aan de regels houdt.  

 

Feedback kan positief en negatief zijn

Je denkt bij feedback meteen dat het om iets vervelends gaat, maar feedback geven is ook welgemeende en gerichte complimenten uitdelen. Mensen leren vaak veel meer van duidelijk commentaar op werk dat ze goed hebben gedaan, dan van kritiek op fouten. Positieve feedback is heel motiverend. Je kunt de ander vragen of je “in de toekomst nog meer van hetzelfde gedrag mag zien”. Daarmee is feedback geven een goede techniek om anderen te beïnvloeden.

Negatieve feedback geven is moeilijk

Met goed geplaatste feedback op het goede moment ruim je veel misverstanden uit de weg. Waarom is het zo moeilijk om soepel om te gaan met feedback geven? 

Onzekerheid

Wie feedback moet geven is vaak onzeker. Je vraagt je af:

*           Heb ik het wel goed gezien?

*           Is het ‘normaal’ dat ik me hieraan erger?

*           En wat stoort me nu precies?

*           Wat vind ik nu verkeerd aan zijn werk?

*           Mág ik hier wel iets van zeggen?

*           Waarom wil ik er iets van zeggen?

*           Wat wil ik daarmee bereiken?

*           Hoe kan ik het zeggen zonder dat hij boos wordt?

*           Kunnen we na het gesprek nog wel leuk samenwerken?

Dit zijn allemaal vragen die jezelf inderdaad moet stellen voordat je feedback gaat geven. Goede feedback vereist even tijd om na te denken.  

Als je het antwoord scherp hebt, probeer je de kritiek zó te brengen dat je gesprekspartner hem begrijpt. Helder geformuleerd en neutraal, zonder beschuldigingen. Er is een formule voor die je daarbij helpt. Hij bestaat uit maar liefst zeven stappen. Als je deze volgt is het voor de ander makkelijker om rustig jouw feedback te ontvangen.

 

Formule voor het geven van feedback

1. Beschrijf veranderbaar gedrag

2. Beschrijf concreet en specifiek gedrag dat je zelf hebt gezien of gehoord

3. Gebruik een ik-boodschap

4. Geef aan welk effect dat gedrag op je heeft

5. Laat je gesprekspartner reageren

6. Vraag om het gewenste gedrag

7. Verken samen oplossingen of achtergronden 

 

 

1. Beschrijf veranderbaar gedrag

Je geeft altijd feedback op iets wat iemand gedaan heeft en niet op hoe hij is.

2. Beschrijf concreet en specifiek gedrag dat je zelf hebt gezien of gehoord

Feedback waarin de woorden ‘altijd’ of ‘overal’ of ‘nooit’ in voorkomen, slaat de plank mis.

De feedback moet concreet en specifiek geformuleerd worden.

Een extra regel is dat je het zélf gezien of gehoord moet hebben. Met feedback die je baseert op geklets, of eerlijke vertrouwelijke informatie, van anderen maak je meer kapot dan je lief is. Je beschadigt het vertrouwen van je bron. De andere kan het ontkennen en wil meteen weten wie dat dan gezegd heeft. 

3. Gebruik een ik-boodschap

Een ik-boodschap is: “Ik kan me niet concentreren als ik je hard hoor praten”

Een jij-boodschap is: “Jij praat te hard” 

Een jij-boodschap zegt: jij doet iets fout. Een ik-boodschap zegt: ik zou het graag anders zien. Kunnen we het daar over hebben? Een ik-boodschap nodigt je gesprekspartner uit om begrip op te brengen voor jouw kant van de zaak. Door een jij-boodschap schiet de ander meteen in de verdediging, en gooit er in het ergste geval nog een ‘jij-bak’ overheen: “Jij bent een overgevoelig watje!” 

4. Geef aan welk effect het gedrag van de ander op je heeft

Laat je gevoel spreken. Dat gaat al veel makkelijker als je een ik-boodschap geeft. Het gaat er immers niet om wat die ander nu precies heeft gedaan of nagelaten, maar jij hebt problemen met de gevolgen ervan. Je kunt dus prima zeggen welke gedachten het gedrag van de ander bij jou oproept.

5. Laat je gesprekspartner reageren

Geef de ander de gelegenheid te reageren. Houd gewoon even je mond, hoe moeilijk dat ook kan zijn in je opwinding. Vraag of de ander je heeft begrepen

6. Vraag om het gewenste gedrag

Je wilt graag dat de ander zijn gedrag verandert. Help hem daarbij door duidelijk te zeggen hoe je het dan wilt.

7. Verken oorzaken en oplossingen

Als je gesprekspartner het met je eens is dat zijn gedrag moet veranderen, of dat hij zijn werk moet herzien, kun je gaan praten over oorzaken en oplossingen. Neem de tijd om te analyseren. Stel open vragen om te verkennen wat de oorzaken zijn.

In deze fase komt het erop aan actief te luisteren. Wat je gesprekspartner zegt biedt immers aanknopingspunten om tot een oplossing te komen. Als je op deze manier feedback geeft, moet het lukken de ander te overtuigen.

Nog enkele tips tot slot:

*      Wacht tot je ergste woede of schrik gezakt is en ga dan pas een feedbackgesprek beginnen.

*      Maar wacht niet zo lang tot de ander is vergeten waar je het over hebt.

*      Loop de bovenstaande vragen langs en schrijf de antwoorden op als voorbereiding

 

OEFENING: Behandel met het team de regels 4 en 5 van  “het ontvangen van feedback”. Het gaat over de feedback die je vorige week van de docenten hebt ontvangen.

 

4. Denk erover na

Degene die feedback ontvangt, beoordeelt zélf wat hij met de feedback gaat doen. Vind je de opmerkingen terecht of onterecht? Herken je wat de ander zegt? Kun je er iets mee? Wat zijn de consequenties als je zaken aanpast, komen jullie dan in tijdnood?? 

5. Doe iets met de feedback

Laat weten wat je met het commentaar doet. Als je besluit er niets mee te doen, zeg je het ook en geef je aan waarom. 

 

 

Bron: www.carrieretijger.nl